Etiket dalam Berkirim Email

KOMPAS.com - Hari gini, rasanya tidak ada orang yang tidak menggunakan email, baik email pribadi maupun email kantor. Karena itu, seharusnya kita sudah mengetahui bagaimana etiket berkirim email. Dulu, misalnya, orang sering menulis email dengan huruf kapital. Sekarang, tampaknya sudah tidak ada lagi yang melakukan kecerobohan seperti itu.

Namun, sopan-santun dalam menulis dan mengirimkan email ternyata masih terus ada dalam bentuk lain. Anda mungkin tidak menyadarinya, karena sudah terbiasa melakukan hal tersebut. Nah, coba simak bagaimana sebaiknya Anda mengirimkan email.

Ubah "Subject" setiap kali mengawali pembicaraan atau membalas email. "Subject" seharusnya menginformasikan kepada penerima email berisi pesan apakah email tersebut. Jadi jika sebuah email berjudul "Rapat hari Kamis" sudah di-forward ke sana-kemari hingga akhirnya berubah menjadi diskusi mengenai "Pesta Perpisahan Si Bos", lebih baik Anda ubah saja subject line-nya. Mengirim email dengan subject line yang mewakili isi pesan tentu membantu kita untuk melakukan scanning inbox, untuk memutuskan pesan mana yang perlu dibaca lebih dulu, atau mencari pesan tertentu yang ingin kita baca lagi.

Jangan menggunakan email jika ada media komunikasi lain yang lebih cepat. Gunakan email hanya jika hal itu menjadi metode terbaik, misalnya mengirimkan surat kontrak berikut revisi yang diperlukan, undangan, atau pengumuman lain. Dalam tradisi kerja yang makin berkembang, instant messaging menjadi lebih populer karena Anda bisa berkomunikasi lebih cepat dengan mengirim dan menerima pesan secara langsung. Jika salah seorang kolega Anda sedang meeting atau menghadiri seminar sehingga tak mungkin memeriksa surat kontrak yang Anda kirimkan, Anda bisa mengirimkan SMS untuk menanyakan apakah ia sudah mempelajari surat tersebut.

Jawab pertanyaan secara inline. Ketika seseorang mengirimkan email yang berisi pertanyaan yang disusun dengan pointer atau nomer-nomer, lebih baik Anda selipkan jawaban pertanyaannya langsung di bawah pertanyaannya masing-masing.

Gunakan fungsi CC dengan semestinya. Gunakan CC hanya kepada yang perlu mengetahui pesan tersebut, dan hindari mengirim CC kepada banyak orang yang tak ada kaitannya dengan pesan tersebut. Yang pasti, jangan menggunakan CC jika Anda tidak ingin orang dalam daftar CC tersebut tahu nama-nama orang lain yang menerima pesan yang sama. Jika Anda memang tidak ingin satu sama lain mengetahui siapa yang menerima pesan, gunakan saja BCC.

Buat secara singkat. Email yang berkaitan dengan pekerjaan biasanya bukan sesuatu yang menyenangkan. Jadi, lebih baik tak usah menuliskan pesan terlalu panjang.

Tanyakan apakah penerima lebih memilih attachment atau inline pasting. Banyak orang yang tidak suka menerima attachment karena berbagai alasan, karena itu lebih baik Anda tanyakan pada penerima metode apakah yang nyaman untuknya. Pertimbangkan tools yang memungkinkan beberapa orang untuk sharing dan mengerjakan dokumen yang sama secara online. Anda bisa menggunakan Google Docs, sehingga bisa mengunggah dokumen atau bahan presentasi, mengakses dan mengeditnya dari mana pun. Aplikasi lain yang bisa dimanfaatkan antara lain Zoho dan Approver.

Gunakan nama yang pantas. Informasikan nama panggilan atau singkatan nama Anda semampunya. Saat chatting dengan teman-teman dekat mungkin Anda menggunakan nama seperti "Purtygrl", tetapi hindari nama ini saat Anda berkorespondensi mengenai pekerjaan.

Gunakan email pribadi untuk urusan pribadi. Di antaranya untuk mencari lowongan pekerjaan.

Abaikan surat berantai, humor, dan sejenisnya. Banyak teman yang mengirimkan email berisi jokes, pesan persahabatan yang perlu dikirimkan ke 10 orang untuk membuktikan bahwa Anda menyayanginya, atau doa yang harus dikirimkan ke para sahabat bila tidak ingin hidup Anda sengsara. Setuju kan, kalau email-email seperti ini sebenarnya mengganggu? Bila teman Anda memang sayang kepada Anda, dia tidak akan mengirimkan email yang menghabiskan waktu untuk membaca dan mem-forward-nya. Sedangkan doa, harusnya justru membuat Anda tenang dan bahagia, bukan?

Jangan berbagi email dengan pasangan. Anda bisa membuat email gratis. Untuk apa berbagi email dengan suami (apalagi kekasih)?

disadur dari Kompas - Kamis, Juli 2